OA协同平台在煤炭企业的应用研究

 摘 要：针对煤炭企业信息化过程中存在的 “信息孤岛”问题,结合煤炭企业OA系统的使用现状，将OA协同平台的管理理念融入到OA系统中，提出了构建煤炭企业OA协同平台的思路和逻辑架构模型，并且对煤炭企业OA协同平台实施后的办公效果进行了论述。
关键词： 信息孤岛 OA协同平台 标准
Research on the Application of OA Collaborative Platform in Coal Enterprises
TAN Zhang Lu ; JIN Hua Rui
( university mining and technology Beijing Beijing 100083 china )
Abstract: This paper aimed the "information island" problem in the process of coal enterprise information ,it combined with the use of coal enterprises OA system status and put the management concepts of the OA collaborative platform into OA system, it proposes that how to build a coal enterprises OA collaborative platform and logical architecture model. the implementation results of OA collaboration platform of coal enterprises are also discussed in this paper.
Keyword: information island1; OA collaborative platform2; Standard3
引言
煤炭企业在信息化实践中基本已使用了OA办公系统，但在使用OA系统时却存在“信息孤岛”现象,这种现象使OA办公系统在管理上仅成了文件上传下达、公文管理、档案管理的工具，由此造成专门业务管理人员在OA系统上完成自己具体工作任务的功能偏弱。基于此，为了杜绝 “信息孤岛”现象，解决煤炭企业集团、下属公司、各矿等纵向的各层面之间以及横向的同层面各类系统之间的互联、信息共享和业务互操作，本文认为应当将OA系统与煤炭企业信息化过程中实施的各种ERP、MRP系统有机的协同起来，建立煤炭企业OA协同平台。
1煤炭企业OA协同平台建设的必要性
1.1 系统建设中“信息孤岛”现象严重
在煤炭企业信息化推行过程中，由于没有统一的规划，各部门各自为政，管理信息化、综合自动化和工程数字化系统交错冗杂，各系统间虽有重叠的功能和基础信息，但因各个系统的开发商不同，采用的标准不同，系统间难以实现对接，导致系统间信息相互孤立，难以共享和流通，人为的造成了“信息孤岛”[1]。此外大多数煤炭企业使用的OA系统属于传统的OA办公系统，它只适用于企业行政管理的需要，如公文管理、档案管理、公告通知的发布查看、部分审批流程的管理等[2]，使用部门却涵盖了企业的各个职能部门，主要使用者也均是公司的中高层管理者，而管理者更加关注的是生产经营活动中各种数据的变化情况。但是传统的OA系统却与企业具体的生产经营活动业务缺乏联系，管理者难以及时了解到企业生产经营活动中的变动信息，这样不仅违背了信息化初衷，也造成信息化建设重复投资和和资源浪费。因此，如何有效的解决信息孤岛问题是煤炭企业的当务之急。
1.2 煤炭企业各自为政现象严重
鉴于煤炭行业的特殊性，煤炭企业组织结构较复杂性，集团公司下大多包含有多个二级单位、二级单位下又分管有多个矿区，而且大多相互间地理位置分散，上级单位对下级单位的管控比较薄弱，造成各单位各自为政的现象。而通过构建煤炭企业OA协同平台能有效的解决这种现象，借助此平台不仅能加强上级单位对下属各单位的管控，还能提高信息化建设的整体性及信息系统的使用效率；于此同时还能在此基础上帮助煤炭企业开创新型的管理模式，提升煤炭企业的管理水平和管理效益，因此构建OA协同平台对是十分必要的。
1.3 煤炭企业管理实践的需要
在煤炭企业的管理实践中OA系统使用范围相对比较广泛，涵盖了企业的各个层面的人员，同时也是企业的中、高层决策者使用频率最高的系统，因此它属于比较顶层的系统。此外企业经营管理中各业务审批及重要公文的发放均要通过OA系统，对于企业管理方面涉及面较广，因此本文认为应该把OA系统与其他各类系统整合在一起，由OA系统来统领，从而构建煤炭企业OA协同平台
2.煤炭企业OA协同平台构建思路
2.1 OA协同平台的概念
协同是指协调两个或者两个以上的不同资源或者个体，协同一致地完成某一目标的过程[3]。本文将协同的思想运用到煤炭企业信息化建设上，提出了构建煤炭企业OA协同平台。煤炭企业OA协同平台就是以OA系统为中心，利用计算机技术、通信技术和网络技术，按照统一的标准体系将煤炭企业的管理信息化系统、综合自动化系统、工程数字化系统集成在一起，实现各系统间数据共享和业务互操作，最终使各个系统间协同的作业。
2.2 OA协同平台的构建思路
本文针对煤炭企业OA系统及信息化过程中存在的问题，提出了OA协同平台构建的逻辑架构。如图1所示，将煤炭企业内部的管理信息化系统、综合自动化系统、工程数字化系统及煤炭企业集团下属的各二级公司、子公司及各矿的OA协同平台系统进行整合，以集成或对接的方式，实现各系统间的互连、互通和互操作，并由OA系统来统领，进行业务辅助处理，以有效实现煤炭企业相关业务的全面系统处理。

图1 OA协同平台系统架构图
具体构建思路如下：
2.2.1制定集团公用信息统一编码。
对生产经营、工程技术和企业管理活动中涉及到的主要对象，如人员、产品、物料、供应商等进行集团范围的统一编码，以将煤炭企业内部各个系统间的数据进行整合[4]，使OA系统的流程管理与煤炭企业的管理信息化系统、综合自动化系统、工程数字化系统中对数据的管理结合起来，实现系统间的数据交换和共享。
2.2.2制定传输协议标准进行数据库的整合。
通过制定统一的传输协议，将综合自动化系统、工程数字化系统的各子系统数据库中的数据整合到一个统一的实时数据库中，将管理信息化的各子系统与OA系统的数据库整合到一个统一的关系数据库 ，再通过统一的传输转化协议实现关系数据库对实时数据库的数据提取，最终建立起支撑煤炭企业OA协同平台的标准数据库。使其包含煤炭企业各种业务存储的数据表、视图及存储过程，全面覆盖了煤炭企业相关业务领域，以实现不同业务系统间的数据调用。
2.2.3制定统一的接口标准。
对数据存量过多、功能强大或短期内不能替代的系统，通过制定统一的接口标准，要求系统开发商按此标准开放系统的接口，进行系统间的对接，以实现系统间的互联互通和互操作。此外对于技术落后、造价较低、功能薄弱的系统，可放弃原有系统，采用新系统的方法实现系统间的集成，最终形成煤炭企业OA协同平台。
煤炭企业通过构建OA协同平台不仅能在原有功能模块的基础上派生出新的功能模块，如对数据的相关分析，综合分析及趋势预测功能；还能使煤炭企业的管理更加规范，实现集团各部门在统一信息平台上的业务操作如制单、审核、审批、下达等，并方便管理者快捷的查询权限业务相关的纵向、横向数据资料及实现指定单位、时间范围内的汇总、统计、相关分析、使管理者能够及时掌握生产经营现状，为领导综合分析和辅助决策起到重要作用。
2.3贯穿OA协同平台的理念
煤炭企业OA协同平台构建将标准化、推送和及时性以及管理管变化的理念融入其中，不仅促进了信息共享，而且增强了系统的操作体验，从而极大的提高了企业的管理效率，其中系统中涉及到的主要理念如下：
2.3.1制定信息化标准。
本文将标准化的理念融入到OA协同平台的构建中，通过制定相关的标准[5]，从而对各个系统的编码、表单、功能、界面、流程及数据结构表等进行规范，从而实现各个系统的数据共享。将煤炭企业各项业务流程科学优化之后用统一的标准定义，可避免因权责失衡，责任落实不到位、数据处理路径与方法紊乱等带来的问题。同时各类报表格式的标准化，可避免表单的重复和泛滥，下属各公司表单各自为政产生的麻烦。
2.3.2推送和及时性。
OA协同平台利用信息推送的理念和推送技术实现了待办业务的自动推送和预警[6]，即将需要处理的业务以短消息的形式推给相关人员进行及时处理，并将安全隐患、库存信息等进行提前预警。如图2所示，在系统平台内实现的消息提醒功能，当用户登入系统后，系统会自动滚动提醒今天未办理的工作业务。

图2短消息提示界面
如图3所示，在系统内部实现的“今日关注”的工作界面：

图3今日关注界面图
可根据用户的角色进行今日关注消息的定制，定制的内容涵盖管理信息化、综合自动化及工程数字化各子系统的重点参数及状态的可视化图表。定制好后，用户登陆系统后在今日关注界面就能看到自己所定制的内容。如普通用户登入系统便可直接看到今日要待办的工作、应查看的公告通知、今日应该阅读的公文及与自己的培训考试的排名等，而分管生产的领导不仅可以看到今日最新的公告、公文还可以看到今日最关心的掘进情况、今日及本月的产煤、存煤、销售煤量的情况等。这种个性化的定制和推送因管理角色的不同而异，不仅节约了办公时间，也使管理效率得到了很大的提高。
2.3.3管理就是管变化。
通过构建OA协同平台，将管理者所关心的各项业务的数据提取并以图或表的情况呈现到OA协同平台上，管理者便可及时看到自己所关心的某项业务数据的变化情况及变化趋势，也能随时能监测企业整体的运营情况，这样便于管理者能随时对生产经营活动中产生的各种变化进行监督，能及时对企业运营中的各种变化状况和例外状况进行管理，以便迅速调整应对方案避免企业效益损失。
3.煤炭企业OA协同平台的应用及实现效果
3.1煤炭企业OA协同平台的构建增强了管理的可视化效果。
OA协同平台的构建可将煤炭企业建设的管理信息化系统、综合自动化系统、工程数字化系统集成到统一的平台上。这样不仅可以采用单点登录方式访问所有相互信任的子系统，而且可以根据需要将各系统的关键数据提取到OA协同平台中，以图、表等形式直观的呈现给管理者，实现管理上透明化和可视化，使管理者及时有效掌握企业各个管理环节的信息,提高管理的效率。
图4 OA协同平台主界面图
3.2煤炭企业OA协同平台的构建实现了业务处理方式的创新化。
OA协同平台将煤炭企业业务处理过程和相关对象构件化，设计出了通用的煤炭企业管理信息化业务处理的构件模式。通过此构件技术实现了煤炭企业业务处理流程操作的柔性和可逆性，并和各种业务处理有效协同起来，实现了待办业务的自动推送和基于用户的授权方式，有效的满足了煤炭企业业务处理的实际需求。
3.3实现信息共享提高企业的效益。
通过OA协同平台实现了煤炭企业对象的关联性，并利用数据挖掘技术，提供大量的统计报表和分析图形，实现了所有业务的无缝连接和信息的充分共享。也降低了企业管理成本和煤炭企业员工劳动强度，提高了办公的效率，同时对促进煤炭企业信息化的建设起到了显著的作用，而且OA协同平台的构建也符合未来煤炭企业各个系统发展的综合化、智慧化趋势。
4小结
煤炭企业OA协同平台的建设，能实现了各个系统之间的互联互通与业务互操作，避免信息孤岛。使煤炭企业复杂性、多变性特点的管理业务得以科学化、规范化的系统实现，使管理流程得以不断规范和优化，业务处理更加高效快捷，工作效率得到较大提高，管理水平显著提升。于此同时还要进一步丰富和完善煤炭企业信息化标准体系，只有这样才能更好的实现煤炭企业集团、下属各公司及各矿，公司不同部门、不同应用系统之间的互联、互通、互操作，才能建立起具有综合应用的运行机制，最终形成一体化应用体系。

参考文献：
[1] 万勇.解决企业信息孤岛问题的策略和方法研究[J]. 技术经济与管理研究,2006，（04）：43-45
[2] 石晶，析OA向协同化办公的必然转变[C]//. 2009年年会论文集(1).天津.天津市电视技术研究会,2009:118-121
[3] 秦立公，王冬，丁超勋.城市新经济增长点系统要素协同性特征研究[J].市场论坛，2012年（78）：27-28
[4] 王留根，田宏博，王孔义.煤炭企业信息资源整合与信息编码体系研究应用[J].煤炭经济研究，2011, 30（06）:41-13
[5] 谭章禄，刘婵.煤炭企业信息化标准构建思路[J].煤矿机械，2012，33（02）:278-280
[6] 袁俊华，袁琳.基于推送技术的个性化定制服务模式研究[J].情报杂志，2005（11）：75-77